Автоматизація бізнес-процесів: жити стало простіше, жити стало веселіше

Впровадження АСУ, максимально сумісної з форматом виконання типових задач салону краси, дозволяє значно підвищити якість роботи компанії. Автоматизація перестала бути шиком або шиком, а перетворилася в просто необхідність для успішного бізнесу.

Чим вигідна автоматизація?

* Економія часу директора і персоналу. Рутинні, повторювані завдання тепер стануть віднімати менше часу, який можна витратити на справи набагато важливіші і ефективні справи. Скажімо, якусь невелику щоденну завдання, на яку співробітник витрачає хвилин 20, програма зможе зробити з хвилину. За місяць набереться цілий день. Це час можна віддати, наприклад, під дзвінки клієнтам з пропозицією їм нової послуги.
* Прозорість і керованість бізнесу. Якщо кожен день заносити в програму дані, поступово в ній буде накопичуватися інформація, на основі якої можна формувати звіти і приймати управлінські рішення. Чим більше термін роботи в програмі, тим об’єктивніше картина діяльності бізнесу.

Що автоматизуємо?

Більше за інших в автоматизації потребують процеси, які регулярно повторюються і вимагають мінімум участі співробітника. Скажімо, Календар запису (автоматизована запис на прийом) дозволить уникнути помилок, пов’язаних, наприклад, з людським фактором – накладання однієї записи на іншу, помилкове час або запису не до того фахівця. У Календарі вся інформація буде наочною, і помилки в даному випадку можуть бути виключно через некоректності занесення інформації. І, звичайно, за допомогою Календаря можна не тільки бачити вікна в розкладі, але і знати, кому і коли відправити «напомінательную» SMS про майбутній візит.

Не варто забувати і про те, що надання послуги в салоні краси супроводжується витрачанням супутніх матеріалів. Автоматизація обліку витратних матеріалів дозволить не тільки контролювати їх руху, звівши до мінімуму обслуговування повз каси, а й вчасно робити замовлення потрібних партій фарб, шампунів і лаків. Зазвичай в програму заносяться дані про прихід матеріалів на склад, а при виконанні кожного замовлення автоматично списується певна кількість використовуваного матеріалу. І директор (або керуючий, або адміністратор) завжди бачить, коли оформляти замовлення.

***
АВТОМАТИЗАЦІЯ ПЕРЕСТАЛА БУТИ вишукувань АБО шиком, А ПЕРЕТВОРИЛАСЯ В ПРОСТО НЕОБХІДНІСТЬ ДЛЯ УСПІШНОГО БІЗНЕСУ
***

Зрозуміло, окрему увагу потрібно приділяти веденню бази клієнтів. Не лінуйтеся – заносите максимум інформації про кожного клієнта. Ви зможете формувати портрет клієнта, звужуючи для тих же розсилок цільову аудиторію. Так ви зможете робити більш персоналізовані пропозиції. ПІБ, контактні дані, дата народження, стать, соціальний стан, хобі, страхи і побоювання – чим більше даних, тим краще. Пропозиції, зроблені на основі цих даних, підвищать лояльність клієнтів до салону.

Також варто вести історію взаємодії з клієнтом – коли вперше прийшов в салон, які послуги йому надавали, частота візитів, переваги та інші особливості, які можуть дізнатися адміністратор або майстер. Тоді при догляді майстра є ймовірність утримати клієнта, якщо ви створите йому умови, адаптовані під його потреби.

Чим простіше – тим краще

Коли ви станете вибирати процеси, які мають намір автоматизувати, співвідносите витрати і передбачуваний вихлоп від цих маніпуляцій. Запитати у клієнта, коли у нього день народження, – нескладно. З іншого боку, ефект від використання такої інформації більш ніж відчутний: ви не тільки підвищите лояльність клієнта (кому не приємно привітання з днем ​​народження?), Але і стимулюєте його на додатковий похід в салон, давши йому вітальну знижку.

Автоматизація процесів більш складних, наприклад, підбір на комп’ютері стрижок, – має вихлоп вельми сумнівний. З одного боку, окупність навряд чи варто очікувати скоро, з іншого, під питанням коректність даного процесу. Нарешті, чим вище складність автоматизованого процесу, чим значніше будуть збої при його порушенні.

Етапи автоматизації

Насамперед, розберіться, які саме процеси потребують автоматизації. У цьому моменті не варто озиратися на те, що так роблять всі. Потреба в автоматизації повинна виходити від вас самих. Також опишіть діючі процеси салону, і не полінуйтеся залучити своїх співробітників. Адже керівник зазвичай має своє бачення того, як повинні бути побудовані процеси, проте саме співробітники на місцях бачать, якою є реальна ситуація. Після опису процесу можна переходити до його автоматизації.

Кожен з етапів проходите максимально швидко. Адже якщо ваш салон і існує давно, внутрішні процеси все одно постійно змінюються. Якщо процес реалізації гальмувати, то є ризик, що коли процес впровадження завершиться, бізнес-процеси оновляться, і доведеться все починати спочатку.

Нюанси і наслідки

У ряді випадків потрібно адаптувати існуючі процеси під вимоги програми, найчастіше це неминуче. Так, в деякому роді АСУ ставить певні обмеження: адміністратору доведеться адміністратору доведеться витрачати час, щоб заносити дані в програму. А їли у вас налаштована кнопка онлайн-запису на сайті, просто так взяти і поміняти її ви не зможете – доведеться звертатися до розробників. Протидія роботі програми матиме зворотний ефект – програма стане заважати співробітникам, а не допомагати. Тому для успішного впровадження програми в вашому салоні важливо щоб всі співробітники розуміли важливість автоматизації бізнес-процесів. Вам потрібно обґрунтувати нововведення і зробити все, щоб ваші підлеглі його прийняли.

Відзначимо, що автоматизація ніколи не буває миттєвої і не може стати одноразовою. Деякий час співробітникам знадобиться для навчання і звикання. Далі стануть виникати побажання, що стосуються доробок. Ну і, звичайно, процеси також будуть продовжувати змінюватися. Однак в остаточному підсумку при правильному підході директора програма буде не тягарем, а помічником, які працюють на благо компанії.